Esta política estabelece os princípios, critérios e modalidades adotados pelo Instituto Histórico de Passo Fundo (IHPF) para o recebimento, a incorporação, a custódia, a preservação, o tratamento e o acesso aos acervos sob sua responsabilidade.
1. O compromisso do Instituto Histórico de Passo Fundo com a memória
O Instituto Histórico de Passo Fundo tem como missão preservar, organizar e tornar acessível o patrimônio histórico, documental e iconográfico sob sua responsabilidade, promovendo o acesso público à memória como bem coletivo.
2. O que entendemos por custódia
Para o IHPF, custódia significa mais do que guardar materiais. Envolve cuidar, preservar, organizar, digitalizar e compartilhar os acervos, garantindo sua integridade e disponibilidade para as gerações presentes e futuras.
3. Acesso público como princípio
O acesso público constitui princípio fundamental da política de acervos do IHPF. Os materiais incorporados destinam-se à pesquisa, à difusão cultural e ao uso educativo, observadas as restrições de acesso decorrentes da legislação, da proteção de dados pessoais, dos direitos autorais e de imagem, das condições estabelecidas no instrumento de incorporação e dos critérios institucionais de preservação.
4. Digitalização e preservação
Sempre que possível, os materiais sob custódia do IHPF são digitalizados, tanto para fins de preservação quanto para ampliar o acesso por meio de plataformas digitais.
5. Propriedade, custódia e direito de uso
Nos casos em que a propriedade do item original permanecer com seu titular, deverão ser expressamente autorizados ao IHPF, na extensão dos direitos que o cedente detenha, os atos necessários à sua preservação, reprodução, descrição, utilização em ações educativas e culturais e disponibilização para pesquisa e acesso público, observadas as restrições legais, os direitos autorais e de imagem e a proteção de dados pessoais.
6. Modalidades de incorporação e custódia
O IHPF poderá receber acervos nas seguintes modalidades:
a) Doação física: transferência definitiva ao IHPF da propriedade dos documentos, objetos ou demais itens originais aceitos para incorporação ao acervo;
b) Cessão de uso digital: disponibilização ao IHPF de reproduções digitais de documentos ou outros materiais, permanecendo os originais sob propriedade e posse de seu titular, mediante autorização para preservação, tratamento técnico, reprodução, pesquisa e difusão;
c) Comodato: entrega temporária de itens físicos ao IHPF, sem transferência de propriedade, mediante instrumento específico que estabeleça prazo e condições de custódia e utilização.
7. Avaliação e aceite
O IHPF não está obrigado a receber ou incorporar ao seu acervo todo material que lhe seja oferecido. A aceitação de documentos, objetos, coleções, fundos ou conjuntos documentais estará sujeita à avaliação institucional, considerando sua pertinência à missão e às áreas de atuação do Instituto, sua procedência, relevância histórica e documental, estado de conservação, condições de preservação e armazenamento, existência de materiais semelhantes no acervo, restrições de acesso ou uso, bem como eventuais impedimentos técnicos, éticos ou legais.
A oferta, entrega para avaliação ou manifestação de interesse em doar ou ceder materiais ao IHPF, independentemente do meio utilizado, não implica sua aceitação ou incorporação automática ao acervo. A incorporação somente se efetivará após manifestação favorável do Instituto e formalização do instrumento correspondente.
8. Proteção de dados pessoais e restrições de acesso
O tratamento, a preservação e o acesso a documentos que contenham dados pessoais observarão a legislação aplicável e as normas arquivísticas vigentes. O IHPF poderá estabelecer restrições de acesso quando necessárias à proteção da privacidade, dos direitos da personalidade, dos direitos autorais e de imagem ou de outros direitos legalmente protegidos, registrando, sempre que cabível, a natureza e a duração da restrição.