REGIMENTO INTERNO
INSTITUTO HISTÓRICO DE PASSO FUNDO – IHPF
TÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º O presente Regimento Interno disciplina o funcionamento do Instituto Histórico de Passo Fundo – IHPF, complementando o Estatuto Social, ao qual se subordina.
Parágrafo único. Nenhuma disposição deste Regimento ou de instrumento normativo inferior poderá contrariar, ampliar ou restringir competência, direito, dever, atribuição ou condição estabelecida pelo Estatuto Social.
Art. 2º As disposições deste Regimento aplicam-se, no que couber, aos órgãos do Instituto, dirigentes, associados, integrantes de Comissões e grupos de trabalho, colaboradores, voluntários, estagiários, prestadores de serviços e demais participantes de suas atividades.
Art. 3º A organização normativa interna do IHPF observará a seguinte hierarquia:
I – Estatuto Social;
II – Regimento Interno;
III – políticas institucionais;
IV – regulamentos específicos;
V – normas, procedimentos, orientações e demais instrumentos operacionais.
Parágrafo único. Em caso de incompatibilidade, prevalecerá o instrumento de hierarquia superior.
Art. 4º O IHPF poderá adotar planos, políticas, regulamentos, programas, projetos, normas e procedimentos necessários ao planejamento, gestão e execução de suas atividades, observadas as competências dos órgãos estatutários.
TÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO INSTITUCIONAL
CAPÍTULO I
DOS ÓRGÃOS INSTITUCIONAIS
Art. 5º A composição, as competências, os mandatos, as formas de investidura, substituição e funcionamento dos órgãos do IHPF são aqueles definidos no Estatuto Social.
Parágrafo único. O funcionamento institucional deverá preservar a distinção entre as funções de deliberação, administração, execução, supervisão e fiscalização atribuídas aos respectivos órgãos.
CAPÍTULO II
DA ASSEMBLEIA GERAL
Art. 6º A Assembleia Geral funcionará na forma estabelecida pelo Estatuto Social, devendo as matérias submetidas à sua apreciação constar da ordem do dia e, quando necessário, ser acompanhadas dos documentos indispensáveis à deliberação.
§ 1º Os documentos poderão ser previamente disponibilizados aos associados por meio físico ou eletrônico.
§ 2º Matéria que dependa, por disposição estatutária, de manifestação prévia de outro órgão somente será submetida à Assembleia após o cumprimento dessa etapa.
Art. 7º As deliberações da Assembleia Geral serão registradas em ata, na forma prevista pelo Estatuto Social, podendo os documentos que as fundamentem ser incorporados ou mantidos como anexos aos registros institucionais.
CAPÍTULO III
DO CONSELHO DELIBERATIVO
Art. 8º As matérias submetidas ao Conselho Deliberativo deverão ser acompanhadas, quando necessário, de exposição da demanda e dos documentos suficientes à sua apreciação.
§ 1º O Conselho poderá solicitar informações, documentos ou esclarecimentos complementares antes de deliberar.
§ 2º Quando a matéria tiver origem em Comissão, grupo de trabalho ou responsável técnico, seu encaminhamento observará o fluxo previsto neste Regimento.
Art. 9º As decisões do Conselho Deliberativo serão registradas em ata e, quando necessário à sua execução ou divulgação, poderão ser formalizadas por resolução ou outro instrumento adequado.
Parágrafo único. As deliberações que exijam providências administrativas serão encaminhadas à Diretoria Executiva para execução e acompanhamento.
CAPÍTULO IV
DA DIRETORIA EXECUTIVA
Art. 10. A Diretoria Executiva exercerá a gestão e a administração do IHPF nos termos do Estatuto Social e das deliberações da Assembleia Geral e do Conselho Deliberativo.
Art. 11. Sem prejuízo das atribuições estatutárias de seus membros, caberá à Diretoria Executiva:
I – coordenar a execução das atividades institucionais;
II – acompanhar programas, projetos e Comissões;
III – receber e analisar propostas e demandas institucionais;
IV – deliberar sobre matérias compreendidas em sua competência;
V – encaminhar aos órgãos competentes as matérias sujeitas à sua apreciação;
VI – executar e acompanhar as deliberações da Assembleia Geral e do Conselho Deliberativo.
Art. 12. A distribuição de encargos, delegação de atribuições e substituição de integrantes da Diretoria Executiva somente poderão ocorrer nos limites admitidos pelo Estatuto Social.
Parágrafo único. A designação de responsável técnico, coordenador de projeto, Comissão ou atividade não transfere competência atribuída estatutariamente a órgão ou cargo do Instituto.
CAPÍTULO V
DO CONSELHO FISCAL
Art. 13. A Diretoria Executiva e os responsáveis pela administração financeira assegurarão ao Conselho Fiscal acesso aos documentos necessários ao exercício de suas competências estatutárias.
Art. 14. O Conselho Fiscal poderá solicitar informações e documentos complementares e formalizar suas manifestações por ata ou parecer, conforme a natureza da matéria.
CAPÍTULO VI
DAS REUNIÕES E DOS REGISTROS
Art. 15. As reuniões dos órgãos colegiados observarão as disposições do Estatuto Social e deverão produzir registro suficiente das matérias apreciadas e das decisões tomadas.
Art. 16. Atas, pareceres, resoluções, listas de presença e demais documentos decorrentes das reuniões integrarão o arquivo administrativo do IHPF.
Art. 17. O uso de meios eletrônicos ou digitais nas reuniões, votações e registros dependerá de compatibilidade com o Estatuto Social e com as normas institucionais aplicáveis.
TÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
DAS COMISSÕES
Art. 18. O IHPF poderá constituir Comissões para estudo, planejamento, acompanhamento ou execução de atividades relacionadas às suas finalidades institucionais, observadas as competências estabelecidas pelo Estatuto Social.
Art. 19. As Comissões poderão ser:
I – permanentes, quando vinculadas a áreas continuadas de atuação;
II – temporárias, quando constituídas para projeto, atividade ou finalidade determinada.
Art. 20. A criação e a composição das Comissões observarão o procedimento previsto no Estatuto Social.
Art. 21. O ato de constituição de uma Comissão deverá definir, conforme aplicável:
I – finalidade;
II – composição;
III – coordenação ou responsável;
IV – atribuições;
V – duração, quando temporária.
Art. 22. Poderão integrar Comissões associados e outras pessoas cuja participação técnica ou institucional seja considerada adequada, observadas as condições definidas pelo órgão competente.
Art. 23. As Comissões terão caráter técnico, consultivo, propositivo ou executivo e não poderão exercer competências deliberativas atribuídas pelo Estatuto Social aos órgãos do Instituto.
Art. 24. As Comissões deverão manter registro compatível com a natureza de suas atividades e prestar informações sobre seus trabalhos quando solicitado.
CAPÍTULO II
DOS GRUPOS DE TRABALHO E RESPONSÁVEIS TÉCNICOS
Art. 25. Poderão ser constituídos grupos de trabalho para tarefas específicas e de duração determinada, vinculados à Diretoria Executiva ou a uma Comissão.
Art. 26. A Diretoria Executiva poderá designar responsáveis ou coordenações técnicas para programas, projetos, serviços, atividades ou áreas específicas.
§ 1º As designações terão natureza técnica ou administrativa e não constituirão cargos estatutários.
§ 2º O ato de designação deverá indicar a atividade ou área de responsabilidade e, quando necessário, suas atribuições e período de atuação.
CAPÍTULO III
DO FLUXO DAS MATÉRIAS
Art. 27. As propostas e demandas de natureza técnica ou programática originadas nas Comissões serão encaminhadas à Diretoria Executiva para conhecimento, análise e providências.
Art. 28. Recebida a matéria, a Diretoria Executiva poderá:
I – deliberar e encaminhar à execução, quando estiver no âmbito de sua competência;
II – solicitar ajustes, documentos ou estudos complementares;
III – devolver a matéria à Comissão para reavaliação;
IV – encaminhá-la ao Conselho Deliberativo quando depender de sua apreciação ou autorização;
V – não dar prosseguimento à proposta, mediante justificativa.
Art. 29. As matérias sujeitas à competência estatutária do Conselho Deliberativo não poderão ser executadas antes da respectiva apreciação ou autorização.
Art. 30. As matérias de competência da Assembleia Geral seguirão a tramitação estabelecida pelo Estatuto Social.
Art. 31. O Conselho Deliberativo e a Diretoria Executiva poderão solicitar diretamente às Comissões ou grupos de trabalho estudos, informações, propostas ou providências relacionadas às suas respectivas competências.
CAPÍTULO IV
DOS PROGRAMAS E PROJETOS
Art. 32. O IHPF poderá desenvolver programas e projetos permanentes ou temporários relacionados às suas finalidades.
Art. 33. Os programas e projetos deverão conter, conforme sua natureza e complexidade:
I – objetivo;
II – responsável;
III – período de execução;
IV – atividades previstas;
V – recursos e fontes, quando aplicável;
VI – parceiros envolvidos, quando houver;
VII – resultados ou produtos esperados.
Art. 34. Projetos que envolvam captação de recursos, compromissos financeiros ou patrimoniais, celebração de instrumentos com terceiros ou outras matérias submetidas à autorização estatutária deverão observar as aprovações correspondentes.
Art. 35. Projetos temporários deverão manter registro de sua execução e resultados, inclusive prestação de contas quando aplicável.
CAPÍTULO V
DOS COLABORADORES, PRESTADORES DE SERVIÇOS, ESTAGIÁRIOS E VOLUNTÁRIOS
Art. 36. O IHPF poderá contar com colaboradores, prestadores de serviços, profissionais contratados, estagiários e voluntários, observada a legislação e os instrumentos institucionais aplicáveis.
Art. 37. As diferentes formas de participação não se confundem entre si nem geram direitos próprios de modalidade diversa daquela formalizada.
Art. 38. Prestadores de serviços, estagiários e voluntários serão vinculados por instrumento adequado à natureza de sua participação, quando exigido pela legislação ou pelas normas institucionais.
Art. 39. Todos deverão observar as orientações institucionais, os limites de acesso a documentos, sistemas, acervos e espaços e os deveres de zelo, responsabilidade e confidencialidade aplicáveis às suas atividades.
Parágrafo único. O voluntariado observará sua política institucional própria e a legislação aplicável.
CAPÍTULO VI
DO FUNCIONAMENTO DA SEDE E DO ATENDIMENTO AO PÚBLICO
Art. 40. O funcionamento da sede e o atendimento ao público serão organizados pela Diretoria Executiva de acordo com as condições técnicas, administrativas e operacionais do IHPF.
§ 1º A Diretoria Executiva poderá estabelecer dias, horários, períodos e modalidades de atendimento, inclusive mediante agendamento, considerando a disponibilidade de pessoal, a execução de projetos e atividades e as necessidades de trabalho interno.
§ 2º Os horários e condições de atendimento serão divulgados pelos meios institucionais e poderão ser alterados conforme as necessidades do Instituto.
§ 3º O funcionamento interno poderá ocorrer em dias e horários distintos daqueles destinados ao atendimento ao público.
§ 4º O atendimento a pesquisadores, visitantes, grupos e demais públicos observará também as políticas e procedimentos institucionais aplicáveis.
TÍTULO IV
DO PLANEJAMENTO E DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO
CAPÍTULO I
DO PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL
Art. 41. O planejamento institucional será realizado de forma integrada, considerando as finalidades estatutárias, as condições administrativas, técnicas, financeiras e patrimoniais e as necessidades de continuidade das atividades do IHPF.
Art. 42. A Diretoria Executiva coordenará a elaboração e o acompanhamento do planejamento institucional, com a participação das Comissões e demais instâncias envolvidas quando necessário.
Parágrafo único. As matérias decorrentes do planejamento que dependam de aprovação de outro órgão serão encaminhadas conforme as competências estabelecidas pelo Estatuto Social.
CAPÍTULO II
DO PLANO INSTITUCIONAL
Art. 43. O IHPF adotará Plano Institucional como instrumento de planejamento global e integrado de médio e longo prazo.
Art. 44. O Plano Institucional deverá articular diagnóstico, programas, objetivos, prioridades, metas e ações, considerando as características históricas, documentais, arquivísticas, museológicas, culturais e administrativas do Instituto.
Art. 45. Sua elaboração e revisão deverão ocorrer de forma participativa, envolvendo os órgãos, Comissões e responsáveis pelas áreas relacionadas às matérias nele tratadas.
Art. 46. O Plano Institucional será apreciado pela Diretoria Executiva e pelo Conselho Deliberativo, sendo encaminhado à Assembleia Geral quando contiver matéria sujeita à sua competência.
CAPÍTULO III
DAS POLÍTICAS INSTITUCIONAIS
Art. 47. As políticas institucionais estabelecem princípios, diretrizes e critérios para áreas específicas da atuação do IHPF.
Art. 48. As políticas poderão ser propostas pelas Comissões, pela Diretoria Executiva ou por outra instância técnica competente, observando o fluxo previsto neste Regimento.
Art. 49. As políticas institucionais serão analisadas pela Diretoria Executiva e encaminhadas ao Conselho Deliberativo para apreciação e referendo.
Parágrafo único. Quando envolverem matéria reservada à Assembleia Geral, deverão ser submetidas também à sua apreciação.
Art. 50. As políticas poderão ser complementadas por regulamentos, normas, procedimentos, formulários, termos e orientações específicas e serão revistas sempre que necessário.
CAPÍTULO IV
DOS REGULAMENTOS E PROCEDIMENTOS
Art. 51. O IHPF poderá adotar regulamentos destinados a disciplinar programas, serviços, atividades e formas específicas de participação ou relacionamento institucional.
Art. 52. Normas, procedimentos, manuais, formulários, termos e orientações poderão ser adotados para execução das atividades e atualizados conforme as necessidades operacionais, desde que não contrariem instrumento de hierarquia superior.
CAPÍTULO V
DA DOCUMENTAÇÃO INSTITUCIONAL
Art. 53. O IHPF manterá organizados os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, de modo a assegurar continuidade administrativa, transparência e memória institucional.
Art. 54. Integram a documentação institucional, entre outros:
I – atas, resoluções e pareceres;
II – documentos administrativos e financeiros;
III – contratos, convênios, termos e instrumentos jurídicos;
IV – planos, políticas e regulamentos;
V – documentos de programas e projetos;
VI – relatórios e prestações de contas;
VII – registros técnicos;
VIII – correspondências e comunicações institucionais relevantes.
Art. 55. Os documentos poderão ser mantidos em suporte físico ou digital, observadas as condições de autenticidade, integridade, segurança, preservação e acesso adequadas à sua natureza.
Art. 56. A Diretoria Executiva assegurará a continuidade da guarda e organização dos documentos institucionais, inclusive nas transições entre gestões.
Parágrafo único. Documentos, arquivos, credenciais, acessos a sistemas e demais informações mantidas em razão de função institucional deverão ser transmitidos aos responsáveis subsequentes.
Art. 57. A eliminação de documentos institucionais somente poderá ocorrer de acordo com critérios técnicos, administrativos e legais aplicáveis.
TÍTULO V
DA CONDUTA E DAS RELAÇÕES INSTITUCIONAIS
CAPÍTULO I
DA CONDUTA INSTITUCIONAL
Art. 58. Os participantes das atividades do IHPF deverão atuar com ética, responsabilidade, respeito às pessoas, zelo pelo patrimônio institucional e observância das normas aplicáveis às suas funções.
Art. 59. É vedado utilizar função, vínculo, informações, recursos ou participação institucional para finalidade incompatível com os objetivos do Instituto ou para obtenção indevida de vantagem pessoal ou de terceiros.
Parágrafo único. Informações e documentos de acesso restrito somente poderão ser utilizados para as finalidades institucionais autorizadas.
CAPÍTULO II
DA REPRESENTAÇÃO E DA IDENTIDADE INSTITUCIONAL
Art. 60. A representação do IHPF observará as competências previstas no Estatuto Social.
Art. 61. Nenhuma pessoa poderá assumir compromissos, firmar instrumentos ou manifestar posição oficial em nome do IHPF sem competência estatutária ou autorização expressa.
Parágrafo único. A participação de pessoa vinculada ao Instituto em atividade externa não caracteriz
a, por si só, representação institucional.
Art. 62. O nome, a sigla, as marcas, símbolos e demais elementos de identidade institucional somente poderão ser utilizados de modo compatível com as finalidades do IHPF e, quando necessário, mediante autorização.
Parágrafo único. O IHPF poderá determinar a correção ou interrupção de uso inadequado de sua identidade institucional.
CAPÍTULO III
DOS CONFLITOS DE INTERESSE
Art. 63. A pessoa que possua interesse pessoal, profissional, econômico, familiar ou de outra natureza capaz de interferir em sua atuação imparcial deverá declarar a situação antes da análise ou deliberação da matéria.
Art. 64. A pessoa diretamente interessada não poderá:
I – deliberar sobre contratação da qual seja beneficiária direta ou indireta;
II – autorizar despesa ou pagamento em seu próprio benefício;
III – fiscalizar ou atestar isoladamente serviço por ela prestado;
IV – participar de deliberação da qual resulte benefício particular incompatível com sua função.
§ 1º Nessas situações serão adotadas as regras de substituição, impedimento ou encaminhamento ao órgão competente.
§ 2º O impedimento e a forma de tratamento da situação deverão ser registrados.
Art. 65. A existência de vínculo associativo ou institucional não impede, por si só, relação jurídica admitida pelo Estatuto e pela legislação, desde que observadas as competências, autorizações e regras de impedimento aplicáveis.
CAPÍTULO IV
DAS RELAÇÕES E PARCERIAS INSTITUCIONAIS
Art. 66. O IHPF poderá estabelecer relações de cooperação, parceria, intercâmbio e colaboração com pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, quando compatíveis com suas finalidades.
Art. 67. A formalização dessas relações observará as competências estabelecidas pelo Estatuto Social e deverá preservar a autonomia institucional do IHPF.
Parágrafo único. Quando necessário, as responsabilidades das partes serão definidas em instrumento próprio.
Art. 68. O IHPF poderá instituir programas e modalidades de apoio, reconhecimento e participação social regulamentados por instrumentos próprios.
Parágrafo único. A participação nesses programas não se confunde com as categorias de associados ou com a condição estatutária de Parceiro(a) do IHPF, nem confere direitos estatutários ou participação nos órgãos de administração.
TÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 69. Os casos omissos neste Regimento serão resolvidos pelo Conselho Deliberativo ou pela Assembleia Geral, conforme sua natureza, relevância e as competências estabelecidas pelo Estatuto Social.
Art. 70. As propostas de alteração deste Regimento serão submetidas à apreciação do Conselho Deliberativo e posteriormente à Assembleia Geral para deliberação.
Parágrafo único. Quando a proposta não tiver origem na Diretoria Executiva, esta poderá manifestar-se previamente sobre seu conteúdo.
Art. 71. As políticas, regulamentos e demais instrumentos institucionais vigentes permanecerão válidos desde que compatíveis com o Estatuto Social e este Regimento, devendo ser adequados quando necessário.
Art. 72. Este Regimento Interno entra em vigor na data de sua aprovação pela Assembleia Geral do Instituto Histórico de Passo Fundo – IHPF, revogadas as disposições internas em contrário.