Esta política estabelece os princípios, critérios e condições para a pesquisa, consulta, reprodução e utilização dos acervos sob responsabilidade do Instituto Histórico de Passo Fundo (IHPF), buscando conciliar o acesso público ao patrimônio cultural, a preservação dos acervos, a proteção dos direitos das pessoas e a utilização responsável das fontes históricas.
A Política orienta o atendimento aos pesquisadores e demais usuários, presencialmente ou por meios digitais, e articula-se com a Política de Incorporação e Custódia de Acervos, a Política de Sustentabilidade e os demais instrumentos institucionais do IHPF.
1. O compromisso do IHPF com a pesquisa e o acesso
O IHPF reconhece a pesquisa e o acesso aos acervos como dimensões fundamentais de sua missão institucional e busca promover a utilização dos documentos sob sua responsabilidade para a produção e a difusão do conhecimento, a educação, a cultura, a preservação da memória e o exercício de direitos.
O acesso aos acervos será promovido de forma responsável, considerando sua natureza, condições de preservação, estágio de organização e tratamento técnico, existência de restrições legais ou institucionais e os direitos eventualmente incidentes sobre os materiais.
2. Princípios
A pesquisa e o acesso aos acervos do IHPF orientam-se pelos seguintes princípios:
- acesso público à memória e ao patrimônio cultural;
- incentivo à pesquisa e à produção de conhecimento;
- preservação da integridade física, documental e contextual dos acervos;
- respeito à proveniência e à organização dos conjuntos documentais;
- proteção da privacidade, dos dados pessoais e dos direitos da personalidade;
- respeito aos direitos autorais, de imagem e demais direitos legalmente protegidos;
- igualdade de condições de acesso, observadas as restrições aplicáveis a cada acervo;
- transparência quanto às condições e eventuais limitações de consulta;
- responsabilidade ética na utilização e divulgação das informações obtidas.
3. Formas de acesso
O acesso aos acervos poderá ocorrer por meio de:
a) consulta presencial, realizada na Sala de Pesquisa ou em espaço definido pelo IHPF;
b) consulta digital, por meio do Repositório Digital do IHPF e de outras plataformas institucionais;
c) fornecimento de reproduções, quando tecnicamente possível e juridicamente autorizado;
d) outras formas de acesso estabelecidas pelo Instituto de acordo com projetos, parcerias ou necessidades específicas.
A existência de um documento no acervo não implica necessariamente sua disponibilidade imediata para consulta ou reprodução.
Sempre que houver reprodução digital adequada à finalidade da pesquisa, o IHPF poderá priorizar sua consulta em substituição ao manuseio do documento original, especialmente quando necessário à sua preservação.
4. Solicitação de pesquisa e agendamento
A consulta presencial aos acervos ocorrerá mediante solicitação e agendamento prévio, de acordo com os horários, a disponibilidade institucional e as condições de acesso aos materiais.
O interessado deverá preencher o Formulário de Solicitação de Pesquisa e Acesso aos Acervos, informando, entre outros dados necessários:
- sua identificação e formas de contato;
- tema e objetivo da pesquisa;
- finalidade e destinação das informações;
- acervos, fundos, coleções, documentos ou assuntos de interesse;
- instituição à qual esteja vinculado, quando houver;
- modalidade e período pretendidos para a consulta.
O envio da solicitação não implica confirmação automática do atendimento nem garantia de acesso a todos os materiais indicados.
O IHPF poderá solicitar informações complementares sempre que necessárias à identificação dos documentos, à avaliação das condições de acesso ou à proteção dos direitos envolvidos.
5. Avaliação e preparação do acesso
As solicitações serão analisadas considerando a natureza da pesquisa, os materiais pretendidos e as condições institucionais para o atendimento.
O acesso poderá ser condicionado, limitado ou temporariamente impossibilitado em razão de:
- estado de conservação do material;
- necessidade de tratamento técnico;
- documentos em processamento, organização ou digitalização;
- inexistência de condições adequadas de manuseio;
- restrições estabelecidas no instrumento de incorporação ou custódia;
- proteção de dados pessoais, privacidade ou direitos da personalidade;
- direitos autorais, de imagem ou outros direitos de terceiros;
- determinação legal, judicial ou administrativa;
- outras circunstâncias justificadas relacionadas à preservação ou à gestão do acervo.
As restrições deverão, sempre que possível, ser registradas e aplicadas de forma proporcional à sua finalidade.
6. Arquivos pessoais, documentos privados e dados pessoais
O IHPF custodia arquivos pessoais, familiares e institucionais que podem conter correspondências, fotografias, registros biográficos, documentos pessoais e outras informações relacionadas a pessoas identificadas ou identificáveis.
A presença de dados pessoais em documentos de guarda permanente não implica, por si só, impedimento absoluto à pesquisa. O acesso será analisado de acordo com a legislação aplicável, a natureza dos documentos, a finalidade da pesquisa, o interesse histórico ou público envolvido e os riscos aos direitos e à privacidade das pessoas mencionadas.
Quando o acesso envolver documentos sujeitos a condições específicas, o pesquisador deverá identificar a finalidade e a destinação da pesquisa e assumir responsabilidade pela guarda, utilização e eventual divulgação das informações consultadas.
O IHPF poderá estabelecer restrições totais ou parciais, prazos de restrição, consulta mediante condições específicas ou outras medidas proporcionais quando necessárias à proteção da privacidade, de dados pessoais, de direitos da personalidade ou de terceiros.
A autorização para consulta não transfere ao pesquisador a responsabilidade institucional pela custódia dos documentos nem elimina sua responsabilidade pelo tratamento que realizar das informações obtidas durante a pesquisa.
7. Termo de Responsabilidade do Pesquisador
O acesso presencial aos acervos e, quando necessário, o acesso a materiais sujeitos a condições específicas dependerão da formalização do Termo de Responsabilidade para Acesso e Uso de Documentos do Acervo.
O Termo deverá registrar, conforme aplicável:
- identificação do pesquisador;
- tema, finalidade e destinação da pesquisa;
- materiais ou conjuntos documentais consultados;
- condições específicas de acesso;
- responsabilidades relativas à utilização e guarda das informações;
- restrições à reprodução, compartilhamento ou divulgação;
- ciência das normas institucionais.
A assinatura do Termo não constitui autorização automática para reprodução, publicação ou uso comercial dos documentos.
8. Consulta presencial e preservação
Durante a consulta presencial, o pesquisador deverá observar as orientações fornecidas pela equipe e adotar os cuidados necessários à preservação dos materiais.
O IHPF poderá estabelecer procedimentos específicos de manuseio conforme a natureza e o estado de conservação dos documentos, incluindo o uso de suportes, equipamentos de proteção ou outros recursos técnicos quando necessários.
Não será permitido escrever, marcar, alterar, reorganizar ou realizar qualquer intervenção nos documentos.
Alimentos e bebidas não poderão ser consumidos junto aos acervos.
Os materiais permanecerão sob controle do IHPF durante toda a consulta e não poderão ser retirados pelo pesquisador para consulta externa ou domiciliar.
As regras operacionais de utilização do espaço serão detalhadas nas Orientações da Sala de Pesquisa.
9. Registro fotográfico e reprodução
O registro fotográfico para fins de pesquisa poderá ser permitido quando as condições de conservação, custódia e direitos incidentes sobre os documentos o possibilitarem.
Quando autorizado, o registro deverá ser realizado sem flash e sem procedimentos ou equipamentos que coloquem em risco a integridade dos materiais.
O IHPF poderá limitar ou impedir a reprodução de determinados documentos em razão de:
- estado de conservação;
- dimensões ou características do suporte;
- direitos autorais ou de imagem;
- proteção da privacidade ou de dados pessoais;
- restrições estabelecidas no instrumento de incorporação;
- condições específicas do acervo;
- outras limitações legais ou técnicas.
A possibilidade de fotografar ou obter reprodução de um documento não implica autorização automática para sua publicação, divulgação, exploração comercial ou utilização para finalidade diferente daquela informada pelo pesquisador.
10. Utilização, divulgação e publicação dos documentos
A autorização de acesso ou consulta aos documentos distingue-se da autorização para sua reprodução ou utilização pública.
Os materiais disponibilizados pelo IHPF em plataformas digitais deverão observar as licenças, declarações de direitos e eventuais restrições indicadas no respectivo item, conjunto documental ou ambiente de disponibilização. Quando um material estiver expressamente disponibilizado sob licença aberta, sua utilização poderá ocorrer nos termos e limites da respectiva licença, independentemente de nova autorização do IHPF.
Os conteúdos disponibilizados sob a licença Creative Commons – Atribuição – Não Comercial – Compartilha Igual 4.0 Internacional (CC BY-NC-SA 4.0) poderão ser compartilhados e adaptados para fins não comerciais, desde que seja atribuída a devida referência, indicada a licença aplicável e, quando houver adaptação, esta seja compartilhada sob a mesma licença, observadas as demais condições nela estabelecidas.
A aplicação de licença pelo IHPF limita-se aos direitos que a Instituição detenha ou esteja autorizada a licenciar. A disponibilização de um documento ou de sua reprodução não afasta direitos autorais, direitos de imagem, direitos da personalidade, proteção de dados pessoais ou outros direitos de terceiros eventualmente incidentes sobre o material.
Nos materiais não abrangidos por licença aberta ou sujeitos a indicação específica de direitos ou restrições, a reprodução, publicação, exposição, utilização audiovisual, editorial, institucional ou comercial poderá depender de autorização prévia do IHPF e, quando necessário, dos respectivos titulares de direitos.
Uma autorização ou licença concedida para determinada finalidade não se estende a usos que excedam seus termos e condições.
11. Referência e identificação do acervo
Sempre que documentos, imagens ou informações provenientes dos acervos do IHPF forem utilizados em trabalhos acadêmicos, publicações, exposições, produções audiovisuais, materiais educativos, meios de comunicação ou outras formas de divulgação, sua procedência deverá ser indicada.
A referência deverá identificar, sempre que possível:
Instituto Histórico de Passo Fundo – IHPF; fundo ou coleção; identificação ou código do documento.
A instituição poderá disponibilizar orientações específicas de referência de acordo com a natureza dos materiais e seu sistema de documentação.
A indicação do IHPF como instituição custodiadora não substitui a identificação da autoria do documento quando esta for conhecida.
12. Atendimento à pesquisa e serviços sob demanda
O atendimento regular do IHPF compreende a disponibilização dos acervos, a orientação geral ao pesquisador e o apoio à utilização dos instrumentos de pesquisa existentes.
O IHPF não realiza pesquisas em nome ou por conta de terceiros como parte do atendimento regular da Sala de Pesquisa.
A identificação do problema de pesquisa, o levantamento e a seleção das fontes, sua interpretação e a construção dos resultados são responsabilidades do pesquisador.
Solicitações que envolvam levantamento extensivo de informações, pesquisa documental realizada pela equipe, localização e seleção sistemática de documentos, reprodução em quantidade, digitalização, tratamento de imagens, elaboração de relatórios, transcrição ou outros serviços técnicos poderão ser analisadas separadamente conforme a disponibilidade institucional.
Quando caracterizadas como serviços técnicos ou demandas específicas, essas atividades poderão estar sujeitas à cobrança, segundo critérios e valores estabelecidos pelo IHPF e em consonância com sua Política de Sustentabilidade.
A eventual cobrança refere-se aos serviços realizados e não ao direito de consulta aos acervos disponibilizados pelo Instituto.
13. Responsabilidades do pesquisador
Compete ao pesquisador:
- fornecer informações verdadeiras e suficientes para a análise de sua solicitação;
- respeitar as condições estabelecidas para acesso e consulta;
- preservar a organização e a integridade dos materiais;
- seguir as orientações da equipe responsável;
- utilizar as informações obtidas de forma ética e responsável;
- respeitar a privacidade, os dados pessoais e os direitos das pessoas mencionadas nos documentos;
- observar os direitos autorais, de imagem e demais direitos incidentes;
- não compartilhar materiais ou informações sujeitos a restrições sem autorização;
- referenciar adequadamente os documentos e o acervo consultado;
- comunicar imediatamente qualquer dano, irregularidade ou ocorrência verificada durante a consulta.
A responsabilidade do IHPF pela custódia e disponibilização dos documentos não afasta a responsabilidade do pesquisador pelos usos e tratamentos que realizar a partir das informações obtidas.
14. Restrição ou suspensão do acesso
O IHPF poderá interromper, restringir ou suspender a consulta quando houver descumprimento desta Política, do Termo de Responsabilidade, das Orientações da Sala de Pesquisa ou de outras normas aplicáveis.
A medida poderá ser adotada especialmente quando houver risco à integridade dos documentos, acesso ou utilização não autorizados de informações, conduta incompatível com a preservação do acervo ou descumprimento das condições estabelecidas para a pesquisa.
Eventuais danos ou outras condutas ilícitas poderão resultar em responsabilização nos termos da legislação aplicável.
15. Registro das pesquisas e proteção dos dados dos usuários
O IHPF poderá manter registros das solicitações, atendimentos, documentos consultados e pesquisas realizadas para fins de organização do serviço, segurança dos acervos, memória institucional, produção de indicadores e aprimoramento das atividades de pesquisa.
Os dados pessoais fornecidos pelos pesquisadores serão tratados para as finalidades relacionadas à análise das solicitações, contato, organização e registro dos atendimentos e gestão das atividades de pesquisa, observada a legislação de proteção de dados pessoais.
16. Cooperação e difusão dos resultados
O IHPF incentiva pesquisadores que utilizem seus acervos a informar os resultados das pesquisas realizadas e, sempre que possível, compartilhar com a Instituição exemplares ou cópias digitais de trabalhos acadêmicos, artigos, livros, documentários, exposições ou outras produções resultantes da consulta.
O compartilhamento contribui para a documentação dos usos do acervo, para a memória institucional e para a ampliação das referências disponíveis a futuros pesquisadores.
Salvo quando estabelecido como condição específica de projeto, parceria ou autorização, o compartilhamento dos resultados possui caráter colaborativo e não constitui requisito para acesso ao acervo.
17. Disposições finais
O acesso aos acervos pressupõe o conhecimento e a observância desta Política, das Orientações da Sala de Pesquisa e, quando aplicável, do Termo de Responsabilidade firmado pelo pesquisador.
Situações não previstas serão avaliadas pelo IHPF considerando a legislação aplicável, a natureza dos documentos, os instrumentos de incorporação e custódia, as políticas institucionais e os princípios de preservação e acesso ao patrimônio cultural.
Esta Política poderá ser revista sempre que necessário para adequação às práticas institucionais, às condições dos acervos ou à legislação vigente.
Referências normativas e institucionais
Esta Política observará, entre outras normas aplicáveis:
- Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
- Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 – Direitos Autorais;
- Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
- Resolução CONARQ nº 54, de 8 de dezembro de 2023 – diretrizes e regras para aplicação da LGPD aos arquivos permanentes;
- Política de Incorporação e Custódia de Acervos do IHPF;
- Política de Sustentabilidade do IHPF;
- demais normas e instrumentos institucionais aplicáveis.