Finalidade desta política
Esta Política estabelece os princípios, critérios e procedimentos para a captação, recebimento, gestão, aplicação e prestação de contas dos recursos financeiros do Instituto Histórico de Passo Fundo – IHPF, com o objetivo de assegurar sua sustentabilidade institucional, continuidade das atividades, preservação dos acervos e da sede, autonomia de atuação e cumprimento de sua missão.
A gestão dos recursos observará o Estatuto Social, o Regimento Interno, as deliberações dos órgãos competentes do Instituto, a legislação aplicável e os instrumentos específicos que regulamentem projetos, parcerias, doações ou outras formas de ingresso de recursos.
1. Princípios da sustentabilidade financeira
A gestão financeira do IHPF orienta-se pelos seguintes princípios:
compromisso com a missão e as finalidades institucionais;
sustentabilidade e continuidade das atividades;
planejamento e responsabilidade na utilização dos recursos;
diversificação das fontes de receita;
transparência e prestação de contas;
economicidade e adequada utilização dos recursos;
preservação da autonomia institucional;
respeito às destinações específicas dos recursos vinculados;
formação de reservas para necessidades institucionais presentes e futuras;
prevenção de conflitos de interesses;
conformidade com o Estatuto Social, o Regimento Interno e a legislação aplicável.
2. Fontes de recursos
O IHPF poderá obter recursos por meio de fontes compatíveis com suas finalidades institucionais, incluindo:
a) doações de pessoas físicas e jurídicas;
b) contribuições de associados, apoiadores e colaboradores;
c) Programa Amigos do IHPF;
d) patrocínios e apoios institucionais;
e) editais, prêmios, fundos e mecanismos de incentivo;
f) convênios, termos de colaboração, termos de fomento, acordos, contratos e instrumentos congêneres;
g) prestação de serviços técnicos e atividades realizadas sob demanda;
h) ações educativas, cursos, oficinas, palestras, roteiros, exposições e outras atividades culturais;
i) produção, venda ou distribuição de publicações, produtos e materiais institucionais;
j) campanhas de arrecadação e financiamento coletivo;
k) rendimentos decorrentes de aplicações financeiras permitidas;
l) destinações incentivadas, quando legalmente disponíveis;
m) outras receitas compatíveis com o Estatuto e com a natureza institucional do IHPF.
A diversificação das fontes de receita será incentivada de forma a reduzir a dependência excessiva de uma única fonte de financiamento.
3. Classificação dos recursos
Para fins de gestão, os recursos recebidos pelo IHPF serão classificados, sempre que aplicável, em:
I – Recursos de livre aplicação
São aqueles cuja utilização poderá ser definida pelo Instituto de acordo com suas necessidades, planejamento e prioridades institucionais, respeitadas suas finalidades estatutárias.
Incluem-se, entre outros, doações sem destinação específica, contribuições livres, receitas próprias, rendimentos e outros recursos sem vinculação previamente estabelecida.
II – Recursos vinculados
São aqueles destinados a finalidade, projeto, atividade, despesa ou objeto específico, conforme estabelecido por lei, edital, contrato, convênio, termo, patrocínio, doação com destinação determinada ou instrumento equivalente.
Os recursos vinculados deverão ser utilizados exclusivamente de acordo com as condições estabelecidas no respectivo instrumento.
4. Planejamento financeiro
A gestão financeira deverá ser orientada por planejamento periódico de receitas, despesas, compromissos institucionais, projetos e investimentos.
Sempre que possível, o IHPF deverá elaborar previsão anual contemplando:
receitas estimadas;
despesas fixas e recorrentes;
projetos e atividades programadas;
investimentos necessários;
necessidades de preservação e manutenção;
obrigações contratuais;
recursos vinculados;
formação e utilização de reservas;
necessidades de captação.
O planejamento financeiro deverá buscar compatibilizar as atividades propostas com a capacidade financeira e operacional do Instituto.
5. Fundo Institucional de Sustentabilidade
Fica previsto o Fundo Institucional de Sustentabilidade do IHPF, destinado à formação de reserva financeira para garantir a continuidade, a estabilidade e a capacidade de resposta da Instituição às suas necessidades permanentes e extraordinárias.
O Fundo poderá ser utilizado, entre outras finalidades compatíveis com a missão institucional, para:
manutenção preventiva e corretiva da sede e de outros espaços sob responsabilidade do IHPF;
adequações de infraestrutura, segurança e acessibilidade;
preservação, conservação e acondicionamento dos acervos;
aquisição, manutenção ou substituição de equipamentos e mobiliário;
serviços administrativos, contábeis, técnicos e tecnológicos;
sistemas, plataformas digitais, hospedagem e infraestrutura de informação;
despesas emergenciais ou imprevistas;
contrapartidas institucionais necessárias à execução de projetos;
investimentos que contribuam para a continuidade e sustentabilidade das atividades;
outras necessidades institucionais aprovadas na forma prevista no Estatuto e no Regimento Interno.
6. Formação do Fundo Institucional de Sustentabilidade
Sempre que juridicamente e contratualmente possível, 15% dos recursos de livre aplicação recebidos pelo IHPF serão destinados ao Fundo Institucional de Sustentabilidade.
A destinação prevista poderá incidir, entre outros, sobre:
doações financeiras sem destinação específica;
contribuições de apoiadores;
receitas do Programa Amigos do IHPF;
receitas provenientes de serviços técnicos;
receitas de atividades culturais, educativas ou institucionais;
venda de publicações, produtos ou materiais;
campanhas de arrecadação sem finalidade específica;
outras receitas próprias de livre aplicação.
Nos projetos, contratos, patrocínios, parcerias e demais recursos vinculados, o IHPF buscará prever, sempre que permitido, parcela destinada a custos institucionais, administrativos, indiretos, de infraestrutura ou manutenção, podendo esses valores integrar o Fundo Institucional quando compatível com o respectivo instrumento.
Não estarão sujeitos à destinação obrigatória de 15% os recursos cuja utilização integral esteja vinculada a finalidade específica por lei, edital, contrato, convênio, termo, doação com encargo ou instrumento equivalente que impeça sua aplicação no Fundo.
Doações ou contribuições realizadas diretamente ao Fundo Institucional não estarão sujeitas a nova retenção percentual.
7. Gestão e utilização do Fundo Institucional
Os recursos do Fundo deverão ser identificados e acompanhados de forma que seja possível verificar sua formação, utilização e saldo.
A utilização dos recursos observará as competências de autorização e movimentação financeira estabelecidas no Estatuto Social e no Regimento Interno.
O Fundo deverá, sempre que possível, preservar parcela de reserva compatível com as necessidades e riscos institucionais, evitando sua utilização integral para despesas ordinárias sempre que houver outras fontes disponíveis.
A existência do Fundo não substitui o planejamento orçamentário nem dispensa a busca permanente por novas fontes de sustentabilidade.
8. Programa Amigos do IHPF
O IHPF poderá manter o Programa Amigos do IHPF, destinado a pessoas físicas e jurídicas interessadas em contribuir de forma periódica ou eventual para a sustentabilidade das atividades institucionais.
O Programa poderá prever:
contribuições mensais, anuais ou eventuais;
diferentes faixas ou categorias de apoio;
campanhas específicas de contribuição;
formas de reconhecimento institucional;
comunicação periódica sobre atividades e resultados;
outras iniciativas de aproximação entre apoiadores e o Instituto.
A participação no Programa não confere ao apoiador:
condição automática de associado;
participação na gestão institucional;
direito de propriedade, decisão ou ingerência sobre os acervos;
poder de interferência nas decisões técnicas, curatoriais, científicas ou administrativas;
qualquer retorno financeiro sobre os valores contribuídos.
As formas de reconhecimento oferecidas aos participantes deverão preservar a autonomia, a finalidade cultural e o caráter não lucrativo do Instituto.
Os recursos de livre aplicação arrecadados pelo Programa estarão sujeitos às disposições desta Política, inclusive à destinação ao Fundo Institucional de Sustentabilidade.
O IHPF poderá estabelecer regulamento próprio do Programa, definindo categorias, valores de referência, formas de contribuição e modalidades de reconhecimento.
9. Doações financeiras
O IHPF poderá receber doações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, em caráter eventual ou recorrente.
As doações poderão ser:
a) de livre aplicação, quando não houver destinação específica definida pelo doador e aceita pelo Instituto;
b) vinculadas, quando destinadas a projeto, atividade, aquisição, manutenção, acervo ou outra finalidade previamente definida.
A aceitação de doações vinculadas dependerá da compatibilidade da finalidade proposta com a missão, as necessidades e a capacidade institucional do IHPF.
O Instituto poderá recusar doações que:
sejam incompatíveis com sua missão ou princípios;
imponham obrigações desproporcionais;
comprometam sua autonomia institucional;
apresentem impedimentos legais ou éticos;
gerem custos ou obrigações que não possam ser adequadamente assumidos.
10. Projetos, editais e recursos vinculados
Os recursos provenientes de projetos, editais, convênios, contratos, patrocínios, termos de parceria ou instrumentos congêneres deverão ser executados de acordo com o plano de trabalho, orçamento, cronograma, objeto e condições estabelecidas.
Na elaboração de novos projetos, o IHPF deverá buscar contemplar, sempre que permitido:
custos administrativos;
serviços contábeis;
gestão e coordenação;
infraestrutura;
manutenção;
comunicação;
conservação e segurança;
custos indiretos;
outras despesas necessárias à adequada execução da iniciativa.
Os projetos deverão, sempre que possível, contribuir não apenas para a realização de suas atividades específicas, mas também para o fortalecimento da capacidade institucional necessária à sua execução.
11. Serviços técnicos e atividades sob demanda
O IHPF poderá realizar serviços técnicos, culturais, educativos, documentais, de pesquisa, reprodução, digitalização, curadoria, exposição ou outras atividades compatíveis com suas finalidades institucionais.
A gratuidade do acesso público aos acervos e atividades institucionais não implica gratuidade obrigatória de serviços técnicos realizados sob demanda.
Os valores poderão considerar:
custos diretos da atividade;
materiais utilizados;
deslocamentos;
serviços de terceiros;
uso de equipamentos e infraestrutura;
tempo técnico empregado;
custos administrativos;
contribuição para a sustentabilidade institucional.
As condições e os valores deverão ser previamente informados ao solicitante.
As receitas líquidas de livre aplicação decorrentes desses serviços estarão sujeitas à destinação prevista para o Fundo Institucional de Sustentabilidade.
12. Patrocínios, apoios e parcerias
O IHPF poderá estabelecer relações de patrocínio, apoio ou parceria com pessoas físicas, empresas, instituições públicas ou privadas e outras organizações.
Essas relações deverão preservar:
a autonomia institucional;
a independência técnica, científica e curatorial;
a integridade dos acervos;
a imagem e os valores institucionais;
a transparência quanto às condições do apoio.
O recebimento de recursos não conferirá ao patrocinador ou apoiador poder de decisão sobre conteúdos, pesquisas, exposições, políticas de acervo ou demais atividades técnicas, salvo condições específicas previamente acordadas e compatíveis com as finalidades institucionais.
13. Aplicações financeiras
Os recursos temporariamente não utilizados poderão ser mantidos em aplicações financeiras compatíveis com a natureza da Instituição, priorizando segurança, liquidez e baixo risco.
Os rendimentos obtidos seguirão, salvo determinação específica do instrumento de origem, a mesma natureza de vinculação do recurso principal.
Os rendimentos de recursos de livre aplicação poderão integrar o Fundo Institucional de Sustentabilidade.
14. Autorização e movimentação de recursos
A autorização de despesas, pagamentos, transferências, movimentação de contas e demais atos financeiros observará rigorosamente as competências previstas no Estatuto Social e no Regimento Interno.
Nenhuma disposição desta Política poderá ampliar ou restringir competências estatutárias ou regimentais.
Procedimentos administrativos complementares poderão ser estabelecidos para assegurar maior controle, rastreabilidade e segurança das operações financeiras.
15. Contratações e conflito de interesses
As contratações realizadas pelo IHPF deverão atender às necessidades institucionais, observar critérios de adequação, economicidade, transparência e disponibilidade financeira, devendo ser observado o Estatuto, o Regimento Interno e demais normas aplicáveis.
16. Despesas institucionais
Os recursos do IHPF poderão ser utilizados para despesas necessárias ao cumprimento de suas finalidades, incluindo:
pessoal e serviços;
atividades administrativas;
preservação e gestão de acervos;
infraestrutura;
comunicação;
pesquisa;
publicações;
exposições;
ações educativas;
projetos culturais;
eventos;
tecnologia;
despesas operacionais;
outros custos compatíveis com a missão institucional.
A realização de despesas estará condicionada à disponibilidade de recursos e às competências de autorização previstas nos instrumentos institucionais.
17. Prestação de contas e transparência
Toda movimentação financeira deverá possuir documentação e registros compatíveis com sua natureza.
O IHPF manterá escrituração contábil e financeira de acordo com as normas aplicáveis e deverá assegurar o adequado arquivamento da documentação comprobatória.
Os recursos vinculados deverão observar também as regras específicas de prestação de contas estabelecidas pelos respectivos instrumentos.
A prestação de contas institucional observará as competências e procedimentos do Conselho Fiscal, da Diretoria, do Conselho Deliberativo, da Assembleia ou de outros órgãos previstos no Estatuto Social e no Regimento Interno.
O Instituto buscará divulgar informações sobre sua sustentabilidade, fontes de apoio e utilização dos recursos em níveis compatíveis com a transparência institucional e com a proteção de informações legalmente restritas.
18. Responsabilidade na assunção de obrigações
A criação de novos projetos, serviços, contratos ou compromissos que gerem despesas continuadas deverá considerar sua sustentabilidade financeira e a capacidade institucional de manutenção após o encerramento de eventuais fontes temporárias de recursos.
Sempre que possível, deverão ser evitadas obrigações permanentes baseadas exclusivamente em receitas temporárias ou incertas.
19. Revisão e acompanhamento da política
A sustentabilidade financeira deverá ser periodicamente avaliada pelos órgãos competentes do IHPF, considerando:
evolução das receitas e despesas;
diversificação das fontes;
saldo e utilização do Fundo Institucional;
custos permanentes;
compromissos futuros;
resultados dos programas de captação;
necessidades de infraestrutura e preservação;
sustentabilidade dos projetos e serviços.
A presente Política poderá ser revista sempre que necessário para adequação às condições financeiras do Instituto, às alterações estatutárias ou regimentais, à legislação ou às práticas de gestão.
20. Disposições finais
A aplicação desta Política observará integralmente o Estatuto Social e o Regimento Interno do IHPF.
Em caso de divergência entre esta Política e aqueles instrumentos, prevalecerão as disposições do Estatuto Social e do Regimento Interno, sem prejuízo da legislação aplicável.
Os casos não previstos serão analisados pelos órgãos competentes do Instituto, de acordo com a natureza da matéria e as competências estabelecidas em seus instrumentos de governança.