Finalidade desta política
Esta política estabelece os princípios, critérios e condições para a realização de visitas, ações educativas, atividades culturais e circulação de exposições promovidas pelo Instituto Histórico de Passo Fundo – IHPF.
Busca orientar a relação do Instituto com escolas, universidades, instituições, grupos e demais públicos interessados em conhecer seus espaços, participar de atividades educativas e culturais ou receber exposições e outras ações desenvolvidas pelo IHPF.
A Política articula-se com as demais políticas institucionais, especialmente aquelas relacionadas à custódia e preservação dos acervos, pesquisa e acesso, sustentabilidade, comunicação e proteção de dados pessoais.
1. O compromisso do IHPF com seus públicos
O IHPF reconhece a visitação, a educação e a difusão cultural como dimensões fundamentais de sua missão institucional.
As atividades destinadas aos diferentes públicos buscam ampliar o acesso à história, à memória e ao patrimônio cultural, estimular a reflexão sobre os processos históricos e favorecer a aproximação da comunidade com os acervos, lugares de memória e ações desenvolvidas pelo Instituto.
O planejamento das atividades considerará as características dos públicos, os objetivos de cada ação, a preservação dos acervos e espaços e as condições institucionais para sua realização.
2. Modalidades de atuação
As ações abrangidas por esta Política poderão compreender:
a) visitas à sede do IHPF: destinadas a escolas, universidades, instituições, grupos organizados e demais públicos interessados em conhecer o Instituto, seus acervos, exposições e atividades;
b) visitas educativas: atividades planejadas de acordo com o perfil, a faixa etária e, quando aplicável, os objetivos pedagógicos dos grupos participantes;
c) visitas institucionais ou técnicas: destinadas a profissionais, pesquisadores, estudantes e representantes de instituições interessados em conhecer aspectos da gestão, documentação, preservação, digitalização, difusão ou funcionamento institucional;
d) roteiros e atividades externas: ações realizadas em lugares de memória, espaços históricos, cemitérios, ruas, praças, edifícios ou outros locais relacionados à história e ao patrimônio cultural;
e) palestras, oficinas e outras ações educativas e culturais: realizadas pelo IHPF em sua sede ou em outros espaços, conforme disponibilidade e condições previamente acordadas;
f) circulação de exposições: disponibilização temporária de exposições ou conjuntos expositivos produzidos pelo IHPF para apresentação em outras instituições ou espaços;
g) outras ações: iniciativas compatíveis com as finalidades institucionais e aprovadas pelo IHPF.
3. Solicitação e planejamento das atividades
As solicitações deverão ser encaminhadas pelos meios disponibilizados pelo IHPF, preferencialmente por meio do Formulário de Solicitação de Visitas, Atividades e Exposições.
O solicitante deverá fornecer as informações necessárias ao planejamento da atividade, incluindo, conforme o caso:
- identificação e contato do responsável;
- instituição, escola ou grupo solicitante;
- modalidade de atividade pretendida;
- perfil e número estimado de participantes;
- faixa etária ou nível de ensino, quando aplicável;
- objetivos e temas de interesse;
- datas ou períodos pretendidos;
- local de realização;
- necessidades de acessibilidade;
- informações sobre infraestrutura e espaço, quando a atividade ocorrer fora da sede do IHPF.
O preenchimento do formulário ou o envio da solicitação constitui manifestação de interesse e não implica confirmação automática da atividade.
4. Análise e confirmação
As solicitações serão analisadas pelo IHPF considerando:
- a disponibilidade da equipe;
- a agenda institucional;
- o perfil e o número de participantes;
- a natureza da atividade solicitada;
- as condições de preservação e segurança dos acervos e espaços;
- a disponibilidade de exposições, materiais e equipamentos;
- as condições do local de realização;
- a necessidade de deslocamento, transporte, montagem ou outros recursos;
- a compatibilidade da proposta com as finalidades institucionais.
O IHPF poderá propor alterações de data, horário, formato, número de participantes, duração ou outras condições necessárias à adequada realização da atividade.
A atividade somente será considerada confirmada após manifestação expressa do Instituto.
5. Visitas à sede
As visitas à sede poderão ser realizadas de forma livre ou mediada, conforme a natureza da atividade, disponibilidade da equipe e características do grupo.
Grupos organizados deverão observar as orientações fornecidas previamente pelo IHPF e permanecer sob acompanhamento de seus responsáveis quando aplicável.
O acesso a áreas técnicas, reservas, depósitos, documentos ou outros espaços não destinados regularmente à visitação dependerá de autorização e das condições de segurança, preservação e funcionamento institucional.
A realização de visita não implica autorização para consulta de documentos ou pesquisa nos acervos, que observará a Política de Pesquisa e Acesso aos Acervos.
6. Ações educativas
As ações educativas buscarão estabelecer relações entre os públicos, os acervos, os espaços, as exposições, os lugares de memória e os temas históricos abordados pelo IHPF.
Sempre que possível, as atividades poderão ser adaptadas de acordo com a faixa etária, o nível de ensino, os objetivos pedagógicos e os interesses informados pelo grupo solicitante.
O IHPF poderá solicitar informações prévias sobre o grupo para melhor planejamento da mediação, sem que isso implique garantia de atendimento integral a todas as solicitações específicas.
Professores, responsáveis e acompanhantes deverão colaborar com a organização do grupo e com o cumprimento das orientações institucionais durante as atividades.
7. Roteiros e atividades externas
Os roteiros e demais ações realizadas fora da sede estarão sujeitos às características dos locais visitados, às condições climáticas, à segurança, à acessibilidade e a outros fatores que possam interferir em sua realização.
O IHPF poderá cancelar, adiar, adaptar ou interromper atividades externas sempre que entender que não existam condições adequadas para sua realização.
Os participantes deverão observar as orientações relativas à circulação, segurança, conservação dos espaços e respeito aos locais visitados.
Quando a atividade ocorrer em espaços administrados por terceiros, também deverão ser observadas as normas próprias desses locais.
8. Acessibilidade e condições de participação
O IHPF buscará promover condições de participação compatíveis com seus recursos e com as características de cada atividade.
Os solicitantes são incentivados a informar previamente necessidades de acessibilidade, mobilidade, comunicação ou outras condições relevantes ao planejamento da participação do grupo.
Quando houver limitações físicas, técnicas ou operacionais, o Instituto buscará, sempre que possível, propor alternativas compatíveis com as condições disponíveis.
9. Registro fotográfico e audiovisual
O IHPF poderá realizar registros fotográficos ou audiovisuais de suas atividades para fins de documentação, memória institucional, comunicação e divulgação de suas ações, observadas as normas aplicáveis à proteção da imagem e dos dados pessoais.
Quando necessário, serão adotados procedimentos específicos de autorização.
Os participantes também poderão realizar registros das atividades, desde que respeitem as orientações do IHPF, os direitos das demais pessoas presentes e eventuais restrições relacionadas aos acervos, exposições ou espaços visitados.
10. Circulação de exposições
As exposições produzidas pelo IHPF poderão circular por instituições e espaços externos mediante solicitação, avaliação e disponibilidade.
A instituição interessada deverá fornecer informações suficientes sobre o espaço de exposição, incluindo, conforme aplicável:
- localização;
- características e dimensões do espaço;
- condições de segurança;
- proteção contra intempéries;
- controle de acesso;
- período pretendido;
- estimativa de público;
- equipe disponível para montagem, desmontagem e acompanhamento;
- registros fotográficos, planta, croqui ou outras informações técnicas solicitadas.
O IHPF poderá realizar avaliação prévia do espaço e estabelecer condições específicas para a instalação da exposição.
A aprovação de uma solicitação não implica obrigação de disponibilização de qualquer exposição em período específico.
11. Responsabilidades na circulação de exposições
A circulação de exposições poderá depender da formalização de instrumento específico entre o IHPF e a instituição receptora.
Esse instrumento poderá estabelecer, entre outras condições:
- identificação e relação dos componentes da exposição;
- período de cessão;
- condições de transporte;
- montagem e desmontagem;
- guarda e segurança;
- conservação dos materiais;
- responsabilidades por danos ou extravios;
- reprodução de materiais;
- utilização de identidade visual e créditos;
- formas de divulgação;
- eventual necessidade de seguro;
- custos e responsabilidades das partes;
- procedimentos para devolução.
A instituição receptora comprometer-se-á a utilizar a exposição exclusivamente nas condições e finalidades acordadas.
12. Conservação e segurança dos acervos e materiais
A preservação dos acervos, objetos, documentos, equipamentos e materiais utilizados nas atividades constitui responsabilidade compartilhada entre o IHPF, os responsáveis pelos grupos e, quando aplicável, as instituições parceiras.
O IHPF poderá restringir o toque, manuseio, fotografia, movimentação ou acesso a determinados materiais sempre que necessário à sua preservação.
Qualquer ocorrência que envolva dano, risco, extravio ou alteração das condições dos materiais deverá ser imediatamente comunicada ao Instituto.
13. Gratuidade, despesas e sustentabilidade
O IHPF busca ampliar o acesso público às suas atividades e poderá oferecer ações gratuitas conforme sua natureza, disponibilidade de recursos e planejamento institucional.
A gratuidade de determinada atividade não implica obrigação de o Instituto assumir despesas relacionadas à sua realização.
Atividades que demandem deslocamento de equipe, transporte, montagem, reprodução de materiais, impressão, equipamentos, contratação de serviços, hospedagem, alimentação, seguro ou outros custos poderão depender de contrapartidas ou do custeio total ou parcial pela instituição solicitante.
Serviços específicos ou atividades realizadas sob demanda também poderão estar sujeitos à cobrança, conforme critérios estabelecidos pelo IHPF e em consonância com sua Política de Sustentabilidade.
Todas as condições e eventuais custos deverão ser informados e acordados antes da confirmação da atividade.
14. Divulgação e uso da identidade institucional
A utilização do nome, logotipo, identidade visual ou materiais institucionais do IHPF na divulgação de atividades realizadas em parceria deverá observar as orientações fornecidas pelo Instituto.
Materiais de divulgação que apresentem o IHPF como realizador, promotor, parceiro ou apoiador poderão ser submetidos previamente à instituição para conferência das informações e da identificação institucional.
A realização de uma atividade ou o recebimento de uma exposição não autoriza o uso da identidade institucional para outras finalidades.
15. Responsabilidades dos solicitantes e participantes
Compete aos solicitantes e responsáveis pelos grupos:
- fornecer informações verdadeiras e suficientes para o planejamento da atividade;
- comunicar alterações relevantes quanto ao número ou perfil dos participantes;
- cumprir datas, horários e condições acordadas;
- orientar os participantes quanto às regras de participação;
- acompanhar menores de idade ou outros grupos que necessitem de supervisão;
- colaborar para a preservação dos espaços, acervos e materiais;
- respeitar as orientações da equipe do IHPF;
- comunicar com antecedência eventual cancelamento ou impossibilidade de comparecimento.
16. Cancelamento, alteração ou suspensão
As atividades poderão ser canceladas, adiadas, adaptadas ou suspensas pelo IHPF em razão de indisponibilidade institucional, questões de segurança, condições climáticas, preservação dos acervos, impossibilidade técnica, força maior ou outras circunstâncias que impeçam sua realização adequada.
O solicitante também poderá cancelar ou solicitar alteração da atividade, devendo comunicar o IHPF com a maior antecedência possível.
Alterações estarão sujeitas a nova análise de disponibilidade.
17. Proteção de dados pessoais
Os dados pessoais fornecidos pelos solicitantes e responsáveis serão tratados pelo IHPF para as finalidades relacionadas à análise das solicitações, contato, planejamento, organização, realização, avaliação e registro das atividades, observada a legislação de proteção de dados pessoais.
Informações relativas a necessidades específicas dos participantes serão utilizadas somente quando necessárias ao planejamento e à adequada realização da atividade.
18. Avaliação e registro das atividades
O IHPF poderá manter registros quantitativos e qualitativos das visitas, ações educativas, atividades externas e exposições realizadas para fins de memória institucional, avaliação, planejamento, prestação de contas e produção de indicadores.
Os participantes e instituições parceiras poderão ser convidados a avaliar as atividades e fornecer informações que contribuam para seu aprimoramento.
19. Disposições finais
A participação nas atividades abrangidas por esta Política pressupõe o respeito às orientações institucionais e às condições previamente estabelecidas pelo IHPF.
Situações não previstas serão avaliadas considerando a natureza da atividade, as condições institucionais, as demais políticas do IHPF e a legislação aplicável.
Esta Política poderá ser revista sempre que necessário para adequação às práticas institucionais, aos programas desenvolvidos e às normas vigentes.